Contexto y degradación del trabajo (I)

La forma de trabajar de nuestra empresa, el enfoque o las prioridades de nuestros superiores, el tipo de herramientas que utilizamos (o nos obligan a usar), las decisiones de facto que tomamos en el día a día… Todo ello da forma (o deforma) nuestra propia forma de trabajo. En el mejor de los casos y bajo ciertas circunstancias puede ser algo bueno, como es el caso de determinados frameworks de trabajo, ya sean técnicos (.NET, MVC…) o metodológicos (Lean, Kanban…).

Sin embargo en multitud de ocasiones vamos deformando inconscientemente nuestra actividad diaria mediante lo que en principio parecen decisiones irrelevantes.

A este conjunto de elementos: entorno de trabajo, cultura y herramientas, yo lo llamo “sistema”, habiendo multitud de literatura tanto sobre el concepto cómo sobre la forma en que afectan a la gente que trabaja en ellos. W. Edwards Deming, John Seedon o mi favorito Philip Zimbardo, son algunos de los investigadores que me vienen a la cabeza pensando en “sistemas”.

Tras algunos años de trabajo y observación en entornos diversos creo haber identificado algunos elementos, actitudes y decisiones que degradan nuestro entorno de trabajo, al no tenerse en cuenta. En este primer artículo me centraré en la velocidad de respuesta de las herramientas y procesos.

Trabajando con procesos lentos, uno se acostumbra a trabajar lentamente

El utilizar herramientas y procesos lentos o proclives a error (que es casi lo mismo) es algo que puede parecer meramente molesto, pero es algo que va socavando la moral y la energía un poco cada día. Es demasiado habitual disponer de herramientas o procedimientos que te obligan a parar el ritmo de trabajo cada pocos minutos, días o semanas. Esto es especialmente dañino en entornos donde el trabajo requiere concentración (que perdemos en cada parada) y en procesos con mucho detalle y que requieren feedback. Cada parada obligada redunda en errores y pérdidas de tiempo. Un desastre.

Pero hay algo más: quienes usan estas herramientas y procesos se adaptan a su ritmo, reduciendo su velocidad a la del elemento más lento en un claro efecto de contagio y provocando a su vez una reducción extra de la velocidad para mitigar la fatiga que supone ser lastrado por tu herramienta.

Por si fuera poco, en personas con un alto grado de motivación intrínseca, esto puede ser equivalente al mobbing, ya que añadimos un goteo constante de lastre inútil al trabajo, uno que socaba poco a poco la moral y termina provocando cinismo y falta de compromiso en los peores casos.

La solución a esto suele tener un coste pequeño en cuanto a herramientas: 80€ para un disco SSD, 30 para algo de memoria, un monitor secundario de 100€ para evitar estar abriendo y cerrando ventanas… Sin embargo es más complicado detectar procesos que admitan mejora, ya que se requiere conocimiento del negocio, de la operativa, capacidad de análisis, interés mejorar cosas y capacidad (es decir, poder de decisión y tiempo) de cambiar cosas en la organización.

Pocas organizaciones están tan interesadas en mejorar sus procesos como para molestarse en reunir y usar todo lo que necesario para cambiarlos y las que si lo hacen probablemente solo lo hacen porque no tienen opción. Google, Amazon o Microsoft tienen posiciones donde o mejoran sus productos y procesos cada año, o se hunden como Blackberry o Palm. Otras como Bankia pueden esperar a que las rescaten por ser “estratégicas”, “too big to fail” o cualquier otra excusa.

Continuará…

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